Demandes de devis par e-mail : Workspace Studio peut préparer la réponse avec votre bon document

En trois points

1. Google annonce le 9 octobre 2026 quatre nouveautés dans Workspace Studio, son outil d'automatisation sans code : chercher un document dans Drive, ignorer les réponses dans un fil Gmail, imbriquer des conditions, et récupérer plus d'informations après une réunion Meet.

2. Le déploiement commence le 13 octobre 2026 et peut prendre jusqu'à 15 jours, selon l'annonce de Google.

3. Workspace Studio est coché dans toutes les offres Google Workspace affichées, dès Business Starter à 6,80 € HT par utilisateur et par mois avec un engagement d'un an, d'après la page des tarifs.

Le cas : un menuisier qui répond aux demandes de devis le soir

Prenons un menuisier avec deux salariés. Les demandes arrivent par e-mail, depuis son site ou un annuaire : une cuisine, un escalier, des placards. Le soir, il ouvre chaque message, cherche la bonne fiche tarifaire et la plaquette dans son Drive, puis écrit à peu près la même réponse : merci, voici nos prix indicatifs, quand puis-je passer mesurer ?

Jusqu'ici, Workspace Studio savait déjà réagir à un e-mail reçu et préparer un brouillon de réponse. Ce qui manquait pour ce cas, c'était de trouver tout seul le bon document. C'est précisément ce qu'ajoute l'étape « Search for a Doc » (chercher un document) : selon Google, elle permet à une automatisation de « rechercher dynamiquement » des fichiers dans Drive à partir de critères.

Ce que ça change pour vous

1. Dès que la nouveauté arrive sur votre compte, une automatisation pourra aller chercher le bon document dans votre Drive, par exemple la fiche « Tarifs escaliers » quand la demande parle d'escalier.

2. Elle peut ignorer les relances du même fil. Le client qui répond « merci » ne crée plus un deuxième brouillon.

3. Vous gardez la main : l'automatisation prépare un brouillon, vous relisez et vous envoyez.

Comment monter cette automatisation

Voici l'enchaînement que nous proposons, à partir des étapes décrites dans l'aide de Google. Les noms exacts des boutons peuvent varier, surtout pendant le déploiement.

1. Le déclencheur : « Quand je reçois un e-mail ». Limitez-le aux messages qui contiennent « devis », ou qui viennent de l'adresse de votre formulaire de contact. Cochez la nouvelle option qui ignore les réponses : selon Google, l'automatisation ne part alors que sur le premier message d'un fil.

2. Le tri : une étape Gemini « Décider ». Vous posez une question à laquelle Gemini répond par oui ou non, par exemple « Ce message est-il une demande de devis pour un particulier ? ». Une étape de vérification (« Check if ») arrête l'automatisation si la réponse est non.

3. L'aiguillage : les conditions imbriquées. C'est la deuxième nouveauté. Dans la branche « oui », une seconde condition distingue cuisine, escalier ou placard.

4. La recherche : « Search for a Doc ». Dans chaque branche, l'automatisation cherche dans Drive le document qui correspond, par exemple celui dont le nom contient « Tarifs escaliers ».

5. La rédaction : un brouillon de réponse. Gemini rédige la réponse à partir du message du client et du document trouvé, et la laisse en brouillon dans Gmail.

Le soir, il ne reste qu'à ouvrir les brouillons, vérifier le document choisi, corriger un prix ou une date, et envoyer.

Ce qu'il faut préparer avant

• Des documents bien nommés. La recherche se fait sur des critères. Un fichier appelé « Copie de doc final v3 » risque de ne pas être trouvé. Une fiche par type de travaux, avec un nom clair, suffit.

• Des prix à jour dans ces documents. La réponse s'appuie sur le document trouvé : une fiche qui date de 2024 risque de donner des prix de 2024.

• Une validation de votre part, selon les réglages. L'aide de Google prévient que certaines étapes peuvent vous demander de les approuver avant de fonctionner, selon les règles de sécurité choisies par votre administrateur.

Le prix réel

Pas de supplément annoncé pour ces nouveautés : elles font partie de Workspace Studio. Sur la page des tarifs de Google Workspace ouverte le 10 octobre 2026, Workspace Studio est coché dans les quatre offres affichées. Les prix indiqués, avec un engagement d'un an, hors taxes, par utilisateur et par mois :

• Business Starter : 6,80 € ;

• Business Standard : 13,60 € ;

• Business Plus : 21,10 €.

Pour notre menuisier à trois comptes en Business Starter, cela fait 20,40 € HT par mois, Gmail et Drive compris. Google affiche aussi une remise temporaire pour les nouveaux clients, du 23 octobre 2026 au 23 janvier 2027.

Les limites à connaître

Un nombre d'automatisations probablement plafonné. La page des tarifs présente le module payant AI Expanded Access comme donnant accès à « davantage d'automatisations Workspace Studio ». Le plafond des offres de base n'y est pas chiffré.

Pas de libellés personnalisés pour le déclencheur. L'aide de Google indique que seuls les libellés Gmail par défaut sont disponibles comme critère, pas ceux que vous avez créés. Filtrez plutôt sur les mots du message ou l'expéditeur.

Gemini peut se tromper. Il peut classer une réclamation comme une demande de devis, ou prendre la mauvaise fiche. C'est pour cela que nous recommandons de rester au brouillon pour tout ce qui engage un prix.

Comptes personnels. Pour un compte Google gratuit, l'aide indique que Workspace Studio n'est accessible, pour l'instant, qu'aux participants du programme Google Workspace Experiments.

Sources et méthode

L'annonce de Google du 9 octobre 2026, la page d'aide sur les déclencheurs et étapes de Workspace Studio, et la page des tarifs de Google Workspace, ouvertes le 10 octobre 2026 et listées en bas de cette page. Les nouvelles étapes n'étant pas encore déployées à cette date, nous n'avons pas monté l'automatisation décrite : l'enchaînement est une proposition construite à partir de la documentation. Le calcul pour trois comptes est le nôtre.

Pour être prévenu quand nous aurons testé cette automatisation en vrai, cliquez sur Me prévenir → en bas de cette page.

Questions fréquentes

Workspace Studio est-il inclus dans mon abonnement ?

La page des tarifs de Google Workspace, ouverte le 10 octobre 2026, le coche dans les quatre offres affichées : Business Starter, Standard, Plus et Enterprise. Pour un compte Google personnel, l'aide de Google indique un accès réservé pour l'instant au programme Google Workspace Experiments.

Quand les nouvelles étapes seront-elles visibles ?

Google annonce un déploiement progressif à partir du 13 octobre 2026, avec jusqu'à 15 jours avant que les fonctions apparaissent. Elles sont activées par défaut pour les utilisateurs.

L'automatisation peut-elle envoyer la réponse toute seule ?

Workspace Studio propose des étapes d'envoi, mais nous conseillons de s'arrêter au brouillon pour un devis : Gemini peut se tromper de document ou mal lire la demande, et la réponse engage votre entreprise.

Y a-t-il une limite au nombre d'automatisations ?

La page des tarifs présente le module payant AI Expanded Access comme donnant accès à « davantage d'automatisations Workspace Studio ». Cela laisse entendre une limite dans les offres de base, mais son niveau exact n'est pas indiqué sur cette page.

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