Changer de messagerie sans perdre vos e-mails : le guide pas à pas

Réponse courte : Google permet désormais d'importer vos anciens e-mails directement pendant la configuration de Google Workspace, sans outil annexe ni prestation technique complexe. Ce guide explique qui peut lancer cet import, quelles informations préparer à l'avance et où se situent les vraies limites.

Le problème traité, et pour qui

Changer de messagerie professionnelle fait peur pour une raison simple : les anciens e-mails sont l'archive de l'entreprise. Devis envoyés, factures reçues, accords confirmés entre deux lignes : tout y passe. Jusqu'ici, récupérer ces messages depuis un hébergeur classique (OVHcloud, Ionos, Gandi, Hostinger, iCloud ou Zoho) vers Google Workspace demandait soit un outil dédié, soit une prestation.

Cet article s'adresse au dirigeant ou à la personne qui gère l'informatique dans une petite entreprise. Aucune compétence technique n'est nécessaire pour le comprendre ; pour l'exécuter, il suffit d'un accès administrateur à la console Google de l'entreprise, souvent détenu par le dirigeant lui-même.

Le 23 septembre 2026, Google a annoncé la mise à disposition générale d'une importation simplifiée depuis n'importe quel serveur IMAP, directement dans l'outil d'importation de la console d'administration. Google cite notamment Hostinger, Zoho, Yahoo!, iCloud et « bien d'autres » ; la liste officielle du centre d'aide inclut aussi OVHcloud, Ionos et Gandi.

Une précision sur le terme IMAP : c'est le langage commun qu'utilisent les boîtes e-mail pour partager leur contenu avec un autre service. IMAP permet donc à Google de copier vos messages depuis votre ancienne messagerie, comme un déménageur qui vient récupérer les cartons chez l'ancien hébergeur.

Source : annonce Google Workspace Updates du 23 septembre 2026.

Prérequis avant de commencer

Cet import se lance pendant la configuration initiale de Google Workspace. Concrètement, il concerne l'entreprise qui vient de souscrire (ou s'apprête à le faire) et veut récupérer son historique. Voici ce qu'il faut avoir en main :

• Un accès super-administrateur (le compte d'administration principal) à la console Google Workspace. C'est ce compte qui lance et suit l'import. Google précise qu'un revendeur ne peut pas exécuter l'import pour un compte client : c'est l'entreprise, ou son administrateur désigné, qui garde la main.

• Le domaine vérifié et la messagerie activée dans Workspace. L'option d'import n'apparaît qu'après ces deux étapes de la configuration.

• Les identifiants IMAP de chaque boîte à récupérer : adresse e-mail complète et mot de passe du compte d'origine. Certains fournisseurs (Yahoo!, iCloud notamment) exigent un mot de passe spécifique d'application plutôt que le mot de passe habituel.

• L'accès IMAP activé des deux côtés, sur l'ancien compte et dans Workspace. Google impose aussi que l'ancien serveur accepte les connexions venant des serveurs Google : si votre hébergeur les bloque, l'import échouera au test de connexion.

À savoir : selon la page officielle d'aide, l'outil accepte un mappage « un à un » ou « plusieurs vers un » (plusieurs boîtes vers une seule), mais pas la distribution d'une boîte vers plusieurs comptes Workspace.

La procédure pas à pas

Une fois le domaine vérifié et la messagerie activée, l'import se déroule dans la console d'administration Google :

1. Ouvrez l'outil d'importation : dans la console, menu « Données », puis « Importation et exportation de données », puis « Importation de données ». Vous devez être connecté en super-administrateur.

2. Choisissez IMAP et testez la connexion : cliquez sur « Importer », sélectionnez votre fournisseur dans la liste (par exemple « ssl0.ovh.net » pour OVHcloud) ou saisissez l'adresse du serveur manuellement, puis cliquez sur « Tester la connexion ». Le message « Connecté » confirme que Google accède à l'ancien serveur.

3. Associez chaque boîte : pour chaque personne, indiquez trois choses : l'ancienne adresse, son mot de passe et la nouvelle adresse Workspace qui recevra les messages. Jusqu'à 20 personnes, la saisie à la main suffit. Au-delà, Google fournit un modèle de fichier à remplir (un tableau CSV) et accepte 100 utilisateurs par import.

4. Filtrez ce qui doit arriver (facultatif) : date de début (tout ce qui est postérieur), inclusion ou non des e-mails supprimés et du spam, exclusion de dossiers précis (par exemple « Newsletters » ou « Archives/2019 »).

5. Lancez et surveillez : l'import tourne en tâche de fond pendant que vous continuez la configuration. La console affiche en direct le nombre de messages détectés, importés, ignorés ou en échec, et un e-mail de synthèse arrive à la fin.

6. Complétez si besoin : après l'import initial, une seconde passe (dite « delta ») récupère les messages arrivés entre-temps dans l'ancienne boîte. Utile quand l'ancienne adresse reste active quelques jours le temps de basculer. C'est le bon moment pour basculer les enregistrements MX de votre domaine vers Google, une fois l'historique copié et vérifié.

Résultat attendu : vos anciens messages se retrouvent dans la boîte Workspace de chaque utilisateur, prêts à être consultés et recherchés. L'ancien serveur n'est pas vidé : l'import copie, il ne déplace pas.

Erreurs fréquentes et limites

• Croire que tout part automatiquement : l'outil importe les e-mails, pas les contacts ni les agendas. Un déplacement complet chez Google mérite une vérification séparée de ces deux éléments.

• Attention aux mots de passe des anciennes boîtes : pendant l'opération, la console les utilise pour se connecter à l'ancien serveur. Prévenez l'équipe, puis changez ces mots de passe une fois l'import terminé — mieux : créez des mots de passe d'application dédiés à l'import quand le fournisseur le permet.

• Un hébergeur absent de la liste : l'outil reste ouvert à tout serveur IMAP standard, mais certains hébergeurs désactivent IMAP ou limitent les connexions. Un test de connexion qui échoue signale ce blocage avant tout transfert.

• Les gros volumes prennent du temps : l'import tourne en arrière-plan, et la durée réelle dépend du volume. La bonne stratégie consiste donc à le lancer en début de migration, pas à la dernière minute.

• L'ancienne boîte reste la source de référence tant que l'import n'est pas vérifié : ne résiliez pas l'hébergement d'origine avant d'avoir contrôlé que tout est arrivé et qu'une sauvegarde séparée existe. Cela rejoint la règle générale des sauvegardes : une donnée n'est vraiment protégée qu'en deux exemplaires indépendants.

Maintenance : ce qu'il faudra relire

L'outil d'importation évolue régulièrement : nombre d'utilisateurs acceptés, liste des fournisseurs reconnus et rapports affichés peuvent changer. Si vous utilisez ce guide plusieurs mois après le 29 septembre 2026, revérifiez d'abord la page officielle du centre d'aide Google, citée en source. De votre côté, la chose à revoir dans les semaines qui suivent la migration est simple : la liste des services qui envoient encore du courrier à l'ancienne adresse (clients, banque, fournisseurs), pour leur communiquer la nouvelle.

Ce qu'Elginux a vérifié

Cet article s'appuie sur deux pages officielles consultées le 29 septembre 2026 : l'annonce de mise à disposition générale publiée par Google Workspace Updates le 23 septembre 2026, et le guide du centre d'aide Google Workspace décrivant l'import IMAP étape par étape. Elginux n'a pas encore exécuté cet import pour un client : la procédure décrite est celle des sources officielles, pas un retour d'expérience testé.

Ce qui reste à tester

• Le comportement réel sur une boîte OVHcloud de plusieurs gigaoctets : durée exacte, dossiers conservés, gestion des caractères accentués dans les noms de dossiers français.

• La fiabilité de l'importation delta quand l'ancienne boîte reste active plusieurs jours après l'import initial.

Suite utile

Si votre entreprise change de messagerie cette année, cet import simplifie la moitié du travail : récupérer l'historique. L'autre moitié reste humaine : savoir qui accède à quoi, protéger les nouvelles boîtes et ne pas casser la remise des factures. Notre offre d'assistance informatique It-Concierge Standard couvre justement ce suivi au quotidien, et notre guide sur la sécurisation de la messagerie d'une TPE prend le relais une fois la migration terminée.

Sources et méthode

Source primaire : Google Workspace Updates, Seamlessly import your emails from any IMAP server to Google Workspace, publiée le 23 septembre 2026, ouverte et relue le 29 septembre 2026. Procédure détaillée : centre d'aide Google Workspace, Migrate email from an IMAP account, relue le 29 septembre 2026. Qualification : annonce fournisseur vérifiée à la source primaire, sans test Elginux.

Questions fréquentes

Mon ancien hébergeur est-il dans la liste ?

La liste officielle cite les serveurs les plus répandus : OVHcloud, Ionos, Gandi, Hostinger, Namecheap, iCloud, Yahoo!, Zoho, Fastmail, AOL et d'autres. Si le vôtre manque, l'outil accepte une adresse de serveur IMAP saisie manuellement, dès qu'il respecte le standard IMAP.

Mes e-mails sont-ils copiés ou déplacés ?

Copiés. L'import lit l'ancienne boîte et recrée les messages dans Workspace. L'ancien compte reste intact : c'est vous qui déciderez ensuite de le fermer, après vérification et sauvegarde.

Puis-je récupérer la boîte d'un employé parti ?

Oui, si vous disposez encore de ses identifiants ou pouvez les réinitialiser côté hébergeur. Attention toutefois : une boîte professionnelle peut contenir des messages personnels, et la reprise de l'historique d'un salarié parti relève du RGPD. Faites-vous confirmer les conditions par votre conseil avant de la récupérer. L'association « plusieurs boîtes vers une seule » permet aussi de réunir plusieurs anciennes boîtes dans un seul compte Workspace.

Combien de temps les rapports d'import restent-ils accessibles ?

La console garde l'importation visible et ses rapports accessibles jusqu'à ce qu'un administrateur clôture l'import. Deux consignes à retenir : exportez le rapport final avant de clôturer, puis clôturez l'import avant d'en lancer un nouveau.